右:代表取締役 髙安 秀幸様
左:営業部係長 田中 宏佳様
「仕事の進め方を変えることなく、私たちのこだわりをそのまま開発に反映してくれました。」
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システム導入を考え始めた、一番のきっかけはどのようなことでしたか。
やはり、紙文化からの脱却が最大の課題でした。毎月大量の請求書が紙で届くため、現場でのチェックや決裁に多くの時間を要しており、この非効率さは時代に合わないと強く感じておりました。加えて当時はコロナ禍でリモートワークの必要性があり、2024年から建設業にも残業規制が適用されるため、待ったなしの状況でした。
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紙ベースの請求書処理は、具体的にどれくらい大変だったのでしょうか。
二重三重のチェックが発生しておりました。紙でチェックし、決裁を回すというフローのため、特定の担当者に業務が集中し、その人が不在だと業務が停止してしまうという属人化のリスクも高まっていました。この非効率な作業を改善しなければ、未来はないと考えていました。
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社内では、「今までのやり方が良い」という抵抗もあったのではないでしょうか。
ええ、正直なところ、抵抗感はありました。「変わるのが嫌だ」という空気は社内で強かったのです。だからこそ、システムを導入するにあたり、「業務を変えずに、非効率な部分だけを無くす」という点を絶対条件といたしました。現場の戸惑いを最小限に抑える必要がありました。
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数あるシステムがある中で、kintoneを選ばれた決め手は何でしたか。
kintoneは、長年使用してきたExcelの書式や、見やすさをそのまま再現できる柔軟性が魅力でした。「前のやり方が良かった」と不満が出るのを避けたかったのです。パッケージ製品では、どうしても業務をシステムに合わせる必要が出てきますから。
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kintoneの「内製化できる」という点については、どのように評価しましたか。
パッケージ製品はブラックボックスになりがちですが、kintoneは自分たちでも触って、簡単にアプリを修正・作成できます。変化に合わせて自分たちで改善していけるという見込みが持てたことは、運用していく上で大きな安心感につながりました。
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数あるパートナー企業の中で、当社を選んでくださった決め手は何ですか。
私たちの複雑な要求や、業務を変えたくないという思いに対し、他社は費用面や要求の難しさから及び腰になる傾向がありました。その中で、KDC様だけは「できます」と即座に回答してくださったのが非常に大きいです。この「業務を変えたくない」という思いに、一番寄り添ってくださったのがKDC様でした。私たちの仕事の“こだわり”を、そのまま大切にして開発してくださると感じました。
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導入後、現場で最も「革命的」に変わったと感じる業務は何ですか。
間違いなく「紙の請求書処理」です。もう本当に革命的です、あの煩雑な作業が無くなったのですから。システムに自動で取り込まれ、どこにいても決裁できるようになりました。二重三重のチェック作業が完全に無くなり、本当に仕事が変わりました。
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業務の「属人化防止」については、具体的にどのように改善されましたか。
業務がシステム上で標準化されたため、今では誰でも対応可能です。マニュアル化も進み、特定の担当者に依存することなく業務が回るようになったのは、本当に大きな成果でした。
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Garoonをポータルとして使ってみて、社内のコミュニケーションは変わりましたか。
はい、大きく変わりました。Garoonを情報共有のポータルとして活用できた効果は大きいです。安全情報や社内規定が全社で即座に共有され、会社が「あるべき姿」を示す基盤ができました。社員全員の情報格差が減り、コミュニケーションも以前よりスムーズになったと実感しています。
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これからシステム導入を検討されている企業の皆様へ、メッセージやアドバイスをお願いします。
これからDXを始める企業の皆様には、まず「全てを一度に変えようとしないこと」をお伝えしたいです。社員は慣れたやり方を変えることに抵抗を示すのが当然です。そのため、「業務を変えずに、非効率な部分だけを無くす」というスタンスが非常に重要でした。そしてもう一つは、システムに詳しく、信頼できるパートナーを見つけることです。私たちのこだわりを理解し、「変えるべきものと守るべきもの」を一緒に見極めてくれる相手と組めば、必ず成功します。不安もあるかと思いますが、ぜひ一歩踏み出していただきたいです。
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今後の展望や、kintoneで拡張したいと考えておられる領域はありますか。
今後は、経費精算や仕入れ価格の単価管理など、他の業務にも広げていきたいと考えています。今回の成功体験は、「やればできる」という自信につながりました。
今回は請求書処理という大きな課題を解決できましたが、これからが本番だと考えています。kintoneという基盤と、私たちの業務を深く理解してくださるKDC様がいる。次はあれもこれも効率化できるのではないかと、期待がどんどん膨らんでおります。このDXをきっかけに、会社全体がどう変わっていくのか、本当に楽しみでなりません。
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この度は貴重なお話、誠にありがとうございました。今回、九櫻設備工業様の「長年培った業務の流儀を変えたくない」という強いこだわりと、変革への熱い思いに触れ、私どもも身が引き締まる思いでした。長年育まれてきた価値観、営みに寄り添い、慣れ親しんだプロセスの良い部分を尊重しつつ効率化を果たすことは、DX成功に不可欠な要素であり当社の果たすべき使命だと確信いたしました。社長がおっしゃった「これからが本番」という未来の展望に、胸が高鳴っております。九櫻設備工業様の次の夢の実現に向けて、引き続き全力でご支援いたします。
